Γιατί η επιχείρηση σας χρειάζεται μια συνοπτική πολιτική για τα Social Media

6 Στοιχεία μιας Καλής Πολιτικής των SocialMedia

Μια πολιτική των social media είναι ο κώδικας συμπεριφοράς της επιχείρησης σας και των εσωτερικών της ενδιαφερόμενων (τους υπαλλήλους σας), για τη δημοσίευση και την αλληλεπίδραση στα social media. Είναι ένα δυναμικό έγγραφο με ευνόητες οδηγίες, που ανταποκρίνεται στις αλλαγές στο κοινωνικό περιβάλλον. Η πολιτική θα προστατεύσει την εικόνα του brand σας και θα αποτρέψει διακοπές στις προσπάθειες social media marketing. Ας δούμε έξι στοιχεία μιας ισχυρής και ολοκληρωμένης πολιτικής για τα social media.

1.Τα προφίλ των social media θέτουν επαγγελματικά και προσωπικά όρια

Μια πολιτική διακυβέρνηση social media που οριοθετεί το όριο μεταξύ της προσωπικής και επαγγελματικής χρήσης των social media, με ξεκάθαρα do’s and don’ts  όταν δημοσιεύονται δημοσιεύσεις για λογαριασμό της εταιρείας, μπορεί να αποτρέψει μια πληθώρα ζητημάτων από το να βλάψουν τo brands σας.

2.Προστατέψτε την αξία της επωνυμίας

Η επωνυμία είναι ο τρόπος με τον οποίο οι πελάτες σας βλέπουν και εκτιμούν το brand σας. Για μια επωνυμία, το μετοχικό της κεφάλαιο είναι το πιο πολύτιμο περιουσιακό της στοιχείο και τα brands θα καταβάλουν κάθε προσπάθεια για να προστατεύσουν τη φήμη τους. Αυτό σημαίνει πως πρέπει να ορίζετε αυστηρές οδηγίες για τους υπαλλήλους σας όταν δημοσιεύετε αναρτήσεις για λογαριασμό της εταιρείας και του brand σας στα social media. Μερικά σημεία που πρέπει να συμπεριλάβετε στην πολιτική σας για τα social media για να προστατεύσετε την αξία της επωνυμίας σας περιλαμβάνουν:

α) Χαράξτε μια σαφή γραμμή για το τι είναι επιτρεπτό και τι όχι. Οι κανόνες θα ισχύουν τόσο για προσωπικές όσο και για επαγγελματικές θέσεις.

β)Περιορίστε τον αριθμό των εργαζομένων που μπορούν να δημοσιεύουν από τους λογαριασμούς social media της εταιρείας.

γ) Εκπαιδεύστε αυτούς τους υπαλλήλους σε αποδεκτή γλώσσα που είναι σύμφωνη με την ταυτότητα του brand σας.

δ) Χρησιμοποιήστε λογισμικό προγραμματισμού για να διασφαλίσετε ότι τα κανάλια σας στα social media είναι αυτοματοποιημένα – με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ρυθμίσετε σαφείς και εύκολες ροές εργασιών για επεξεργασίες και εγκρίσεις.

ε) Πλαισιώστε πολιτικές και εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους όσον αφορά το πρωτόκολλο στο διαδίκτυο και τις βασικές αξίες της εταιρείας.

3.Ορίστε τον επίσημο εκπρόσωπο

Μια ισχυρή πολιτική social media ορίζει ποιος μπορεί να δημοσιεύει και να αλληλεπιδρά στα social channels ενώ χρησιμοποιεί τον εταιρικό λογαριασμό. Εκπρόσωπος, ωστόσο, είναι κάποιος που έχει εγκριθεί να μιλήσει εκ μέρους του οργανισμού – δηλαδή να απαντά σε ερωτήσεις από τον Τύπο. Αυτή η διάκριση είναι σημαντική – οι πολιτικές social media καθορίζουν ποιος μπορεί να δημοσιεύει στα social media αλλά δεν επιτρέπει σε άτομα που δημοσιεύουν περιεχόμενο social media τη δυνατότητα να εκδίδουν δηλώσεις για λογαριασμό της εταιρείας.

4.Περιγράψτε νομικά ζητήματα

Είναι σημαντικό να ευαισθητοποιήσετε και να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας σχετικά με πιθανές αναποδιές από  νομικά ζητήματα.  Η προστασία του οργανισμού σας από νομική ανατροπή είναι μια πολύπλοκη, διατμηματική διαδικασία που αναμφίβολα θα περιλαμβάνει κοινωνικές ομάδες, καθώς το περιεχόμενο που δημοσιεύεται σε επώνυμες σελίδες παρουσιάζει πάντα μια πιθανή ευθύνη για τις εταιρείες. Επομένως, μια καλή πολιτική social media  θα πρέπει να έχει στο ελάχιστο την άδεια μιας νομικής ομάδας, αλλά ιδανικά θα πρέπει να δημιουργηθεί με γνώμονα τη συμβολή τους.

5.Δημιουργήστε οδηγίες για την έκφραση απόψεων στα social media

Ο νόμος ορίζει ότι όποιος χρησιμοποιεί τα social media για δραστηριότητες που σχετίζονται με εταιρείες πρέπει να αποκαλύπτει την ταυτότητά του. Οι κατευθυντήριες γραμμές στην πολιτική σας για τα social media πρέπει να ορίζουν με σαφήνεια το στυλ τoυ brand, έτσι ώστε όλες οι επικοινωνίες, είτε πρόκειται για φωνή, είτε για κείμενο, είτε για γραφικά, να είναι “on brand” τόσο ως προς το περιεχόμενο όσο και ως προς το στυλ. Ωστόσο, μερικές φορές το υπό εξέταση θέμα μπορεί να απαιτεί από τον υπάλληλο να μοιραστεί τη γνώμη του. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, ο εργαζόμενος πρέπει να προλογίζει το σχόλιό του με τη δήλωση, «αυτή είναι η προσωπική μου άποψη». Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της γνώμης του brand και της γνώμης του εργαζομένου, ο εργαζόμενος θα πρέπει να ακολουθήσει τη γνώμη του brand ή να μην σχολιάσει.

6.Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας

Οι εργαζόμενοι που διαθέτουν την κατάλληλη εκπαίδευση και εργαλεία μπορούν να προσθέσουν αξία στις προσπάθειες marketing της εταιρείας τους. Οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα social media όχι μόνο ως μέσο επικοινωνίας πληροφοριών, αλλά ως βασικό μέρος μιας αποτελεσματικής στρατηγικής marketing και αναγνωρισιμότητας του brand.